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IT-Outsourcing – mehr Vorteile als Nachteile

Outsourcing – also das Auslagern von Aufgaben oder Prozessen – ist nicht neu. Es ist ein Thema, mit dem sich jedes kleine und große Unternehmen über die Zeit auseinandersetzt oder dies bereits praktiziert. Mehr zur Definition und zum Thema “Was ist IT-Outsourcing” können Sie aus diesem Blogbeitrag entnehmen.

Outsourcing wird in vielen Unternehmen und Bereichen angewandt. Zum Beispiel in der Fertigung, im Controlling, HR, Marketing oder in der IT. Wir gehen den Vorteilen und Nachteilen dieser Strategie auf den Grund.

Beispiele für Auslagerung von Aufgaben in der IT

Gründe für IT-Outsourcing gibt es viele und das Sourcing-Modell ist sehr verbreitet. Anbei einige Beispiele, in welchen Bereichen IT-Outsourcing stattfindet:

Application Outsourcing

Bei dieser Form des Outsourcings wird die umfängliche Verantwortung einer Anwendung auf Grundlage eines “Service Level Agreements (SLA)” komplett einem externen Dienstleister übertragen. Diese können unter anderem folgende Serviceleistungen beinhalten:

  • Überwachung und Fehlerbehebung
  • Incident Management
  • Weiterentwicklung und Optimierung der Anwendung
  • Release- und Change-Management
  • IT-Support/ Helpdesk

Software Development Outsourcing

Bei dieser sehr häufigen, vor allem bei KMU beliebten Form des IT-Outsourcings beauftragt ein
Unternehmen einen externen Dienstleister oder einen Freelancer, eine Software oder eine App für sich zu entwickeln.

Infrastructure Outsourcing

Diese Form des Outsourcings liegt vor, wenn Betrieb und Wartung der IT-Infrastruktur bzw. Teile der IT-Infrastruktur sowie Support-Dienstleistungen durch einen externen Dienstleister erbracht werden.

Dem Infrastruktur-Outsourcing werden in der Regel zugeordnet:

  • Rechenzentrum (Host/Zentrale Server) –> Data Center Outsourcing
  • Auslagerung der Infrastruktur in die Cloud –> Cloud Computing
  • Netze (Local Area Network, Wide Area Network) –> Network Outsourcing
  • Arbeitsplatzsysteme (Desktop Services) –> Desktop Outsourcing
  • Weitere infrastrukturelle Dienstleistungen wie zum Beispiel Security, Telefonsysteme, Drucksysteme und vieles mehr.

Staff Augmentation

Staff Augmentation ist eine besondere Form von Outsourcing. Dabei geht es darum, dass zum Beispiel für ein Projekt oder eine Aufgabe interne Mitarbeiter abgestellt sind, aber es wurden zusätzlich von einem externen Anbieter Fachkräfte hinzugezogen. Somit hat man das Team erweitert (augmentation). Große Konzerne verwenden häufig diese Form von Outsourcing. In mittelständischen Unternehmen trifft man diese Form von Outsourcing eher seltener.

Managed Services

Es gibt viele IT-Outsourcing-Anbieter und Managed Services Providers, die ihre Dienstleistungen anbieten. Ob ein Unternehmen Nearshore Outsourcing vorzieht (also die gesuchte Dienstleistung im europäischen Raum outsourct) oder doch Offshore Outsourcing bevorzugt (die Dienstleistung wird außerhalb des europäischen Raumes erbracht) hängt ganz davon ab, welche Entscheidungskriterien für ein Unternehmen eine Rolle spielen.

Lohnt sich Outsourcing?

Noch vor wenigen Jahren war IT-Outsourcing, vor allem im Bereich der App- und Softwareentwicklung wie ein russisches Roulette. Ich habe selbst erlebt, wie viele Outsourcing-Projekte, vor allem Offshore Outsourcing nach Indien und China, katastrophal gescheitert sind. Das hatte viele Gründe. In einem separaten Blog werde ich darauf eingehen. (Newsletter abonnieren)

Aber diese Zeiten haben sich geändert. „Outsourcing 2.0“ ist kein russisches Roulette mehr. Natürlich kann man auch heute noch Fehler beim Outsourcing machen. Aber mittlerweile gibt es einen großen Erfahrungsschatz, wie man Outsourcing-Projekte erfolgreich leiten muss, sodass man die Risiken eliminiert. Wenn heute ein Outsoucing-Projekt scheitert, dann liegt es sicher nicht mehr am “Outsourcing”.

Outsourcing 2.0 unterscheidet sich vor allem dadurch, dass wir heute mit modernen Kommunikationstools, wie zum Beispiel Slack oder MS Teams und mit Hilfe von agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum oder Kanban arbeiten können. Auch durch Collaboration-Solutions wie beispielsweise Trello, Confluence oder Jira lässt sich nahezu jedes Outsourcing-Projekt genauso gut steuern und abwickeln, als würde das Projekt mit einem internen Team umgesetzt.

Ist Outsourcing nun gut oder schlecht? Bevor Sie mit einem Development Outsourcing-Projekt Ihre Softwareanwendung oder eine App mit Hilfe von IT-Experten eines anderen Unternehmens entwickeln lassen, sollten Sie sich über die Vor- und Nachteile klar werden. Erst dann treffen Sie die bewusste Entscheidung, ob dies auch für Sie passt.

Vorteile von IT-Outsourcing

Der Vorteil, der auf der Hand liegt: Kostenersparnis. Nicht nur spart ein Unternehmen die Sozialversicherungsabgaben eines Festangestellten, Urlaube und Krankheiten, auch benötigte, teure Schulungen fallen weg. Gerade in der IT gibt es viele Spezialgebiete, die eine Schulung nötig machen würden – Programmiersprachen, App-Entwicklung oder neue Technologien. Beim externen Dienstleister finden Sie die Experten mit der gesuchten Qualifikation. Gleichzeitig sparen Sie an benötigter Infrastruktur und Technik. Denken Sie zum Beispiel an Software-Lizenzen für Mitarbeiter, die nur einen Bruchteil ihrer Zeit tatsächlich mit dem Programm arbeiten müssen.

Fokus auf die Kernkompetenzen

Das Outsourcing von Aufgaben gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Das führt zu einer höheren Qualität: Einzelhändler optimieren den Verkaufsprozess, während die Marketingagentur die Bekanntheit der Marke steigert – die Personalabteilung fokussiert sich auf korrekte Gehaltsabrechnungen, während der Personaldienstleister das Recruiting übernimmt.

Besonders kleinere Unternehmen haben oft keinen großen Support-Bedarf oder nur punktuelle IT-Aufgaben. Wird die IT ausgelagert, bleibt mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft und aufs Wachsen zu konzentrieren.

Dem Fachkräftemangel der IT entgegen

Besonders in der IT wird der Fachkräftemangel immer mehr spürbar. Durch die zunehmende Digitalisierung ist keine Erleichterung in Sicht. Gerade KMU haben Schwierigkeiten, beim Lohnniveau der großen Unternehmen oder des New-Work-Angebots der Start-ups mitzuhalten. Die Folge sind Stellen, die lang nicht besetzt werden, oder Kompromisse, wie Arbeitnehmer, die umgeschult werden müssen. Das IT-Outsourcing schafft da Abhilfe, weniger Recruiting-Aufwand und schnelles Reagieren bei spontanen Aufwänden. Hier profitieren Sie von einem internationalen Talentepool.

Flexibilität

Recruiting, Verhandlung, Einarbeitung – bis auf neue Anforderungen reagiert werden kann, vergeht oft wertvolle Zeit. Gerade bei der schnelllebigen IT ist es essenziell, spontan reagieren zu können. Diese Möglichkeit bietet das IT-Outsourcing. Außerdem können Ideen ohne hohes Risiko getestet werden und bei Bedarf ebenso schnell wieder verworfen. Das führt zu einer stetigen digitalen Entwicklung.

Bessere Qualität

Was den meisten Unternehmern nicht bewusst ist: Outsourcing geht in der Regel mit einer Qualitätssteigerung einher. Und das nicht nur intern (Stichwort Kernkompetenzen), sondern auch beim ausgelagerten Prozess. Würde die Aufgabe intern vielleicht nur nebenher erledigt, von einem Mitarbeiter, der nicht ausreichend fortgebildet wurde, finden Sie beim Dienstleister dezidierte Experten.

In den neusten Posts zum Thema IT-Outsourcing finden Sie unter anderem 5 spannende Praxisbeispiele, die die Vorteile und Nachteile verdeutlichen.

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Nachteile von IT-Outsourcing

Natürlich hat auch das Outsourcen von IT-Prozessen nicht nur Vorteile. Lernen Sie die Nachteile kennen, um ihnen vorzubeugen oder darauf reagieren zu können.

Betriebsklima

Wird ein Prozess ausgelagert, kann das Betriebsklima schon einmal leiden. Das ist vor allem der Fall, wenn Aufgaben abgegeben werden, die vorher von Festangestellten erledigt wurden. Mitarbeiter bangen um ihren Arbeitsplatz und manchmal werden sogar ganze Abteilungen zugunsten eines externen Dienstleisters abgegeben. Das ist bei der IT wegen des Fachkräftemangels aber eher die Ausnahme.

Datenschutz

Der Datenschutz birgt einige Fallstricke, je nachdem, was der externe Dienstleister für Sie erledigt. Aber auch abhängig davon, in welchem Land der Auftragnehmer sitzt (Stichwort: Offshore Outsourcing). Wichtig wird das Klären der gesetzlichen Gegebenheiten immer dann, wenn Kundendaten im Spiel sind – beispielweise bei der Nutzung einer Cloud.

Abhängigkeit/Vertragsbindung

Das Telefon klingelt, am anderen Ende ein Vertriebsmitarbeiter, der eine revolutionäre IT-Lösung verspricht. Es folgen Präsentationen, Gespräche, nach und nach klingen die Konditionen durch: „Bei einer Laufzeit von 3 Jahren sparen Sie erheblich!“ Ehe der Geschäftsführer es sich versieht, hat er abgeschlossen. Und steckt damit in einer Abhängigkeit mit einem Dienstleister, dessen tatsächliche Leistung vorab kaum prüfbar ist. Das ist natürlich zu vermeiden. Erhalten Sie sich immer die Flexibilität, bei neuen Rahmenbedingungen oder Unzufriedenheit möglichst kurzfristig zu wechseln. Das spart im Zweifelsfall Nerven und Geld.

Kommunikationsschwierigkeiten

Hier spielen vor allem zwei Faktoren hinein: Unterschiedliche Kulturen und ggf. unterschiedliche Zeitzonen. Klären Sie im Vorfeld, wie die Kommunikation ablaufen wird (telefonisch, schriftlich etc.). Außerdem sollten die Ansprechpartner über ausreichende Sprachkenntnisse verfügen, damit auch komplexe Sachverhalte klärbar sind. Bedenken Sie dabei, ob Sie auch Anforderungen haben, die im Zweifelsfall zeitkritisch werden. Das ist in der IT nicht unüblich. Die Sprache ist dagegen seltener ein Problem, da IT-Experten den Umgang auf Englisch meist gewohnt sind.

FAZIT

Wer informiert und gut vorbereitet ist, kann beim Outsourcen der IT oft nur gewinnen. Neue Tools sorgen beim Outsourcing 2.0 für die Abstimmung und das Projektmanagement, die sonst ein Fallstrick werden könnten. Klären Sie vorab die (Datenschutz)rechtlichen Konsequenzen und nutzen Sie das Outsourcing im passenden Arbeitsbereich. Dann steht dem Boost für Ihre Kernkompetenzen nichts mehr im Weg.

Das Buch gegen den Fachkräftemangel in der IT

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