Die 10 häufigsten Fehler beim IT-Outsourcing

In der heutigen Wirtschaftswelt ist das Outsourcing von IT-Dienstleistungen eine übliche Praxis. Unternehmen können von den Vorteilen des Outsourcings profitieren, indem sie Kosten senken, Zugang zu erstklassigen Technologien und Talenten erhalten und ihre Geschäftsprozesse verbessern. Erfolg ist aber nicht unbedingt vorprogrammiert – insbesondere wenn man ohne Erfahrung ins Outsourcing startet. In diesem Blogbeitrag soll es deshalb um die 10 häufigsten Fehler beim IT-Outsourcing gehen und wie man sie vermeiden kann.

1. Mangelnde Vorbereitung

Wahrscheinlich kam Ihnen das auch in den Sinn: Mangelnde Vorbereitung ist einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen beim IT-Outsourcing begehen. Outsourcing allgemein erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Unternehmen müssen sich über ihre Ziele, Anforderungen, Erwartungen und Budgets im Klaren sein, bevor sie IT-Projekte gewinnbringend auslagern können. Ebenso gehört zur Vorbereitung die Entscheidung, in welches Land outgesourct werden soll und die Recherche zu geeigneten Unternehmen (hier hilft das Stichwort Due Diligence). Ohne diese Klarheit können Unternehmen Probleme bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters haben und stehen am Ende vor unerwarteten Kosten, einer unzufriedenen Zusammenarbeit bis hin zum Ausfall der Dienstleistung. Letztendlich haben Sie dann das Gegenteil von Ihrem Ziel erreicht, effizienter die Digitalisierung voranzutreiben.

2. Unklare Kommunikation

Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem IT-Dienstleister ist ein wichtiger Faktor beim IT-Outsourcing. Es ist wichtig, klare Kommunikationskanäle und -protokolle zu definieren und sicherzustellen, dass beide Parteien verstehen, was von ihnen erwartet wird. Ein Mangel an Kommunikation kann zu Missverständnissen und Konflikten führen, die das Outsourcing-Projekt gefährden können. An dieser Stelle sollte auch bedacht werden, in welcher Sprache sinnvoll während des Outsourcing-Projekts kommuniziert werden soll.

3. Fehlende Kenntnisse über den IT-Dienstleister

Viele Unternehmen wählen einen IT-Dienstleister aufgrund des niedrigsten Preises oder anhand von Versprechungen aus, ohne sich gründlich über den Serviceprovider und seine Fähigkeiten zu informieren. Es ist wichtig, die Erfahrung, das Fachwissen, die Reputation und die Zertifizierungen des Dienstleisters zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Lassen Sie sich diese Recherche möglichst gut verifizieren, verlangen Sie beispielsweise Referenzen und bringen in Erfahrung, welche Mitarbeitende beim Dienstleister für Ihr Vorhaben zuständig wären. Ausführliche Due Diligence beugt Enttäuschungen vor.

4. Fehlende Flexiblilität

Eine weitere häufige Fehlerquelle beim IT-Outsourcing ist die fehlende Flexibilität. Ein Dienstleister sollte bestmöglich in der Lage sein, auf Änderungen und Anpassungen zu reagieren. Die IT-Welt verändert sich rasant – Ihr Projekt sollte auf dem neusten Stand der Technik durchgeführt werden. Woran Sie erkennen, dass ein IT-Dienstleister flexibel ist? Sprechen Sie an, wie mit Anforderungen, die sich ändern, und mit neuen technischen Errungenschaften umgegangen wird. Im besten Fall erkenne Sie schon in den ersten Gesprächen, dass der potenzielle Partner proaktiv Vorschläge macht und vorausschauend an Stellen, die nicht zukunftssicher sind, korrigiert.

5. Keine klare Definition von Verantwortlichkeiten

Werden Verantwortlichkeiten nicht klar definiert, läuft man Gefahr, dass es zu höheren Kosten und Unstimmigkeiten kommt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der IT-Dienstleister genau versteht, welche Aufgaben er übernehmen soll und welche Verantwortlichkeiten beim Unternehmen verbleiben. Natürlich muss auch die eigene Belegschaft genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Kompetenzen der Serviceprovider hat. Wer soll die wichtigen Entscheidungen während der Projektphase treffen? Wer ist der zentrale Ansprechpartner?

6. Mangelnde Kontrolle

Mangelnde Kontrolle ist wohl das Risiko, das viele Unternehmer davon abhält, IT-Outsourcing in Betracht zu ziehen. Verständlich: Da sitzt irgendwo eine Firma, die man kaum kennt, in einem Land, das man kaum kennt und bearbeitet Aufgaben auf eine Weise, die man nicht unbedingt im Blick haben kann. Sich einen Service einzukaufen bedeutet aber nicht, dass man Kontrolle vollständig abgibt. Im Gegenteil sollten Sie durch klare Kontrollmechanismen sicherstellen, dass das Projekt zur Zufriedenheit aller durchgeführt wird. Dazu können regelmäßige Statusupdates innerhalb von Meetings und die Überwachung der vorab besprochenen KPIs gehören. Riskieren Sie aber auch nicht, ins Micro Managing zu verfallen. Das blockiert die Beteiligten bei ihren Aufgaben und übermittelt fehlendes Vertrauen. Ein gewisses Risiko gehört beim Outsourcing dazu – aber es lohnt sich!

“Da wegen Remote-Working zwangsläufig weitere Prozesse
eingeführt und Maßnahmen zur Qualitätskontrolle implementiert
werden müssen, profitiert letztlich die Gesamtqualität
des Produktes.“

Captive Nearshoring für den Mittelstand – Payam Vassighi

7. Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen

Ein weiterer häufiger Fehler beim IT-Outsourcing ist der Mangel an Sicherheitsmaßnahmen. Da das Unternehmen sensible Daten an den IT-Dienstleister weitergibt, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese Daten gemäß den aktuellen Verordnungen behandelt werden. Das gilt auch für den Dienstleister, mit dem Sie vermutlich eine gesonderte Vereinbarung dazu treffen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor Bedrohungen geschützt und nicht unrechtmäßig weitergegeben werden. Je näher das Land, in das Sie auslagern möchten, desto wahrscheinlicher ist es, dass die gesetzlichen Regelungen denen im Ausgangsland gleichen.

8. Mangelnde Integration

Angst vor dem Klau von Geschäftsideen, Argwohn, Zweifel, ob der eigene Arbeitsplatz obsolet wird – all das sind Gründe, weshalb ein Dienstleister nicht richtig integriert wird. Und das ist ein Fehler! Die Folgen sind Probleme bei der Koordination und Zusammenarbeit. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der IT-Dienstleister ein Teil des Teams ist und in ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe integriert ist, um eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten. Der Prozess, wie das am besten gestaltet wird, ist vorab auszuarbeiten und abzustimmen.

9. Fehlende Berücksichtigung der kulturellen Unterschiede

Ein Fehler, den ich beim IT-Outsourcing immer wieder beobachte und der am häufigsten zum Scheitern führt, liegt im Cultural Fit. Je weiter das Land, in das ausgelagert werden soll, liegt, desto günstiger werden vielleicht die Preise, aber desto größer werden auch die kulturellen Differenzen. Wo es da zu Schwierigkeiten kommen kann, ist vorab zu prüfen und auf keinen Fall zu unterschätzen. Unterschiede in der Sprache, Arbeitsweise und Denkweise können zu Missverständnissen führen und die Zusammenarbeit erschweren. Unterschiedliche Gepflogenheiten und Gewohnheiten in der Arbeitswelt sorgen für Missmut auf beiden Seiten, wenn die Erwartungshaltung unrealistisch war und sich niemand darauf eingestellt hat.

10. Unzureichende Planung für das Projektende

Zuletzt der Fehler, der auch das Ende des Projekts betrifft: Das Projektende wurde nicht geplant und vorbereitet. Der Fokus lag vielleicht lange Zeit auf der erfolgreichen Umsetzung, dabei ist aber vergessen worden, wie der Abschluss des Outsourcing-Projekts gestaltet sein soll. Was passiert danach? Was ist, wenn das Ende vielleicht sogar unverhofft kommt, weil Sie sich entscheiden den Dienstleister zu wechseln? Bedenken Sie vor dem Start ins Outsourcing, welche Szenarien eintreten können und wie Sie mit Ihnen umgehen wollen. Das trägt auch dazu bei, dass Sie bedenken, sich Flexibilität zu behalten und klar mit dem Service Provider zu kommunizieren – gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Fazit: Fehler, Risiken und Chancen

Bei diesem Beitrag lag der Fokus auf Fehlern und Dingen, die bei Ihrem IT-Outsourcing-Vorhaben falsch laufen können. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen! Nehmen Sie im Gegenteil die Learnings für sich mit, um es bei Ihrem Projekt besser zu machen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister kann dazu beitragen, die Effizienz des Unternehmens zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Die vielen Vorteile, die Outsourcing bietet, sind es wert, dass Sie es zumindest versuchen.

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Titelbild: Adobe Firefly, Textatelier73