Due Diligence beim Outsourcing – richtig vorbereitet

Due Diligence ist eine gängige Geschäftspraxis, um bei Geschäften Risiken zu vermeiden. Beim Outsourcing ist das Vorgehen umso relevanter, weil Verhandlungen oft über Ländergrenzen geführt werden und dadurch Fallstricke entstehen. Ich zeige in diesem Beitrag, was Due Diligence beim Outsourcing so wichtig macht und wie man dabei vorgeht.

Was ist Due Diligence?

Due Diligence ist eine Prüfung, bei der der Fokus auf der Unternehmensanalyse von einer fremden Firma liegt. Untersucht werden insbesondere die rechtlichen, wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse, deshalb auch Financial, Commercial und Legal Due Diligence genannt.

Die Due Diligence-Prüfung ist ein Instrument der Risikoanalyse und soll die Chancen und Risiken eines Vorhabens durch die detaillierte Einsicht in in der Regel nicht öffentliche Informationen aufzeigen. Häufig geht es bei dem Risk Assessment darum, ob man in ein Unternehmen investieren sollte. Die Daten helfen aber auch bei anderen Geschäftsentscheidungen und eben bei der Wahl, welcher Outsourcing-Dienstleister am besten passt.

Die Alternative wäre, möglichst ausführliche Verträge und Service Level Agreements abzuschließen. Das ist nicht nur sehr aufwändig, es legt auch kaum den Grundstein für vertrauensvolle Zusammenarbeit. Im Ernstfall wäre die investierte Zeit in die Partnerschaft und Einarbeitung dennoch verloren. Ebenso lassen sich durch die Risikoanalyse gegebenenfalls anschließende Rechtsstreits, um Ansprüche durchzusetzen, vermeiden.

Wieso ist Due Diligence wichtig?

Bei sich anbahnenden Geschäftsbeziehungen möchten beide Parteien, Outsourcer wie Serviceprovider, in einem möglichst guten Licht dastehen. Der Anbieter wird kaum freiwillig über unzufriedene Kunden und gescheiterte Projekte sprechen. Anforderungskataloge beantwortet er beschönigend. Aber folgen aus den Worten auch Taten?

Auf der anderen Seite kann es zum Problem werden, wenn der Auftraggeber „blauäugig“ und intransparent in die Verhandlungen geht. Werden Schwierigkeiten mit einem aktuellen System, das übernommen werden soll, verschwiegen, rächt sich das später oft. Das gilt auch für die Erwartung, dass mit Outsourcing alles ausnahmslos besser und günstiger wird. Falsche Erwartungshaltungen werden durch Due Diligence bestmöglich minimiert.

Die Risikominimierung erfolgt insbesondere aus rechtlichen, finanziellen und wirtschaftlichen Gründen. Ein Unternehmen, das mit Geschäftspartnern zusammenarbeitet, die sich nicht gesetzestreu verhalten, riskiert auch selbst Strafen und Reputationsverlust. Das ist spätestens seit dem Lieferkettengesetz ein wichtiges Thema. Beim Geschäftspartner müssen Korruption und Geldwäsche, aber auch arbeitsrechtlich und umweltbezogen schlechte Bedingungen bestmöglich ausgeschlossen werden.

Due Diligence ist ein Weg, die verbleibenden Risiken der Transaktion vertraglich abzusichern. Es heißt eben nicht, dass gar keine Risiken mehr bestehen. Das Vertragswerk kann aber deutlich schlanker und effektiver gestaltet werden. Das senkt den Aufwand. Ebenso können sich Geschäftsführer besser auf den Ernstfall vorbereiten.

Besonderheiten bei Due Diligence fürs Sourcing

Due Diligence ist bei Outsourcing-Vorhaben unbedingt zu empfehlen. Oftmals handelt es sich um eine Zusammenarbeit, die langfristig ausgelegt ist und bei der allein der örtliche Abstand eine Herausforderung darstellt. Die Schwerpunkte, die dabei im Vergleich zur Firmenübernahme gelegt werden, sind aber anders gewichtet.

Geschäftsmodell und Wettbewerb mögen relevant sein, wenn es darum geht, ob man in ein Unternehmen investiert. Geht es aber um die Entscheidung, ob sich jemand als Outsourcing-Partner eignet, rücken oft andere Gesichtspunkte ins Zentrum. Ist Ihr Outsourcing-Vorhaben im Bereich IT oder Technik angesiedelt, könnten diese Bereiche eher interessant sein. Eine Analyse der Human Resources trägt außerdem dazu bei, dass man besser einschätzen kann, wie der Dienstleister personell aufgestellt ist, und ob er wirklich so einen guten Personalpool anbietet, wie er verspricht.

Da eine Due Diligence-Prüfung erst später im Entscheidungsprozess durchgeführt wird, haben Sie an diesem Punkt einige wichtige Fragen sicher schon geklärt. Dazu gehören etwa die Standortwahl und seine Attraktivität für Ihr Vorhaben. Jetzt geht es also weiter ins Detail, um einen gesicherten Eindruck davon zu bekommen, wie der potenzielle Geschäftspartner arbeitet und wie sicher die Füße sind, auf denen das Projekt später steht.

“Der Spruch ‘Wir sind Wissensriesen,
aber Realisierungszwerge’ kommt schließlich nicht
von ungefähr. Am Ende zählt die Fähigkeit, die Handlungsbereitschaft
und den Umsetzungswillen auf die richtigen Schritte zu fokussieren
und das Restrisiko nicht als Bremse, sondern als Antriebsmotor
zu verstehen.“

Captive Nearshoring für den Mittelstand – Payam Vassighi

IT Due Diligence im Detail

IT Due Diligence hat für Outsourcing-Projekte meist eine besondere Relevanz. Hier ein paar Punkte, auf die Sie dabei im Detail achten können:

Relevante Prozesse: Prüfung von Prozessbeschreibungen auf Konsistenz

IT-Sicherheit: Welche Sicherheitsvorkehrungen werden getroffen? Welche Notfallpläne gibt es?

Datenschutz: Welche Daten müssen während der Zusammenarbeit übermittelt werden und wie werden sie geschützt (SLA)? Besteht Kenntnis von landesspezifischen Datenschutz-Vorgaben? Dabei insbesondere darauf achten, ob Zusammenarbeit in einem Ticketsystem DSGVO-konform gestaltet werden kann

Tools und Software: Prüfung, welche Anwendungen verwendet werden und welche auch für die eingesetzt werden sollen (Ticketsysteme können Risiko darstellen); evtl. benötigte Lizenzierungen; ordnungsgemäße Dokumentation

Standards: Bestehen Zertifizierungen, bspw. ISO oder bezüglich Projektmanagement?

Abgleich von Richtlinien wie Compliance und anderen Policys: Auch wenn diese Teil vom Vertragswerk werden, wichtige Punkte darlegen und klären, ob die Einhaltung gewährleistet werden kann

Personal: Prüfung der bestehenden Qualifizierungen, Sprachkenntnisse und Fluktuationsrate; rechtskonforme Arbeitsbedingungen; Sicherstellung von Kapazitäten auch während Urlauben und Krankheiten

Qualitätscheck: Belegen der nötigen Qualifikationen, zum Beispiel durch Proof of Concept (PoC), Referenzen bezüglich Leistungen oder Antwortzeiten. Wie werden Qualität und Innovationsfähigkeit dauerhaft sichergestellt?

Wie man Due Diligence durchführt

Due Diligence-Prüfungen werden in der Regel von Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern durchgeführt. Dafür nutzen sie standardisierte Checklisten und Fragebogen. Gemeinsam wird ausgearbeitet, welche Bereiche davon für das Vorhaben Bedeutung haben. Dabei entsteht ein intensiver Austausch zwischen Sourcing-Anbieter, outsourcendem Unternehmen und den jeweiligen Prüfern oder auch Rechtsanwälten.

Wie lange die Prüfung dauert, hängt von der Zielsetzung, der Größe des Projekts und des Unternehmens ab. Ebenso ist ein Faktor, wie reibungslos die Kommunikation mit dem Anbieter funktioniert und ob er gewisse Informationen schon aufbereitet hat.

Sinnvoll ist es, dass die Absicht, eine Risikoprüfung durchzuführen, früh und transparent kommuniziert wird. Dabei sollte auch deutlich werden, wie umfangreich diese ausfallen soll, und was damit bezweckt wird, um die andere Partei nicht vor den Kopf zu stoßen.

Das zu prüfende Unternehmen stellt möglichst viele Belege zur Verfügung. Der Auftraggeber garantiert selbstverständlich Vertraulichkeit. Die Ergebnisse werden in einem Report zusammengefasst. Am Ende liegt die Entscheidung über die Zusammenarbeit natürlich bei der Geschäftsführung. Gleichzeitig ist es wichtig, die einzelnen Blickwinkel der Berater zu konsolidieren und abzuwägen.

Fazit: Nicht ohne Due Diligence

Transparenz ist ein Ziel, das beide Parteien für ein Outsourcing-Projekt anstreben sollten. Due Diligence ist ein mächtiges Werkzeug, um dies zu erreichen. Anders als bei anderen Geschäften kann die Prüfung schlanker ausfallen und setzt andere Schwerpunkte. Ich kann sie in jedem Fall nur jedem ans Herz legen, der dabei ist, ins Outsourcing zu starten.