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Die Kosten von Projekt-Outsourcing in der IT – spart man wirklich?

Neben dem herrschenden Fachkräftemangel ist die Kosteneinsparung der Hauptgrund für Projekt-Outsourcing. Doch mit welchen Kosten sollte man beim Outourcing tatsächlich rechnen und wie viel kann im Vergleich zum Insourcing gespart werden?

Das Outsourcing von IT-Leistungen boomt: Über 90 % der G2000 Unternehmen holen für einzelne Dienstleistungen oder Projekte wie die App-Entwicklung oder IT-Support externe Firmen ins Boot 1. Doch auch kleine und mittelständische Firmen kommen um eine sinnvolle Sourcing-Strategie kaum herum, wenn sie beim digitalen Wandel nicht abgehängt werden wollen. Viele Geschäftsführer stellen sich dann berechtigterweise die Frage: Können wir uns das überhaupt leisten und wie viel kann ich dadurch potenziell sparen?

Einzelne Kostenpunkte von IT-Sourcing

Die Kostenaufstellung und -gegenüberstellung im Vorfeld des Projekts ist essenziell. Gerade für Start-ups und kleinere Unternehmen, die sich externes Wissen „einkaufen“ und teilweise einkaufen müssen, birgt das Auslagern von Aufgaben sonst große finanzielle Risiken, wenn nicht genau im Vorfeld die Dauer des Projekts sowie die Höhe der Gesamtkosten ermittelt werden.

Stellen Sie die Kosten der internen Abwicklung so detailliert wie möglich denen des Outsourcings gegenüber. Dazu zählen auf den ersten Blick insbesondere die „harten“ Kosten (Hard Costs), die Sie vermutlich auch als Erstes auf dem Schirm haben:

  • Kosten für Hardware

  • Falls die benötigte Fachkraft erst eingestellt werden muss: Kosten zu Rekrutierung

  • Gehälter der Mitarbeitenden

  • Lizenzgebühren für Software

  • Verwaltungskosten

  • Kosten für Wartung und Instandhaltung der Hardware

Und hier fließen Faktoren wie Urlaubstage, Krankheiten der Mitarbeiter und benötigte Zeiten für Einarbeitung und Weiterbildung noch nicht unbedingt mit ein.

Gern vergessen werden auch die sogenannten „weichen“ Kosten (Soft Costs). Hierzu gehören Ausgaben für Updates und Aktualisierungen, Support und Datensicherheit. Der Sourcing-Anbieter ist selbst dafür verantwortlich, Systeme auf dem neusten Stand zu halten und datenschutzkonform zu agieren.
Zu den Soft Costs, die sich kaum beziffern lassen, gehören ebenfalls Verluste, die dann entstehen, wenn externe Mitarbeiter weniger effizient oder weniger motiviert arbeiten oder auch die Möglichkeit von Imageschädigung innerhalb der Belegschaft oder sogar in der Öffentlichkeit.

Wenn Sie nun vom Outsourcing-Dienstleister ein Angebot einholen, ist die Zahl auf dem Angebotspapier keinesfalls einfach der Betrag, der in der Summe die Kosten ausmacht. Denn neben diesen Kosten entstehen noch weitere Aufwände:

  • Reisekosten – können gerade bei Farshore-Projekten viel ausmachen

  • Kosten für das Projekt-Onboarding und die Steuerung externer Dienstleister respektive Projektleitung

  • Kosten für interne Zuarbeit und nachträgliche Kontrolle der externen Fachkräfte (zum Beispiel die Aufbereitung von Daten vor der Übergabe, Briefing)

  • Eventuell höhere Kosten für die Qualitätssicherung

Was die Statistik sagt

Gut möglich, dass bei dieser Rechnung herauskommt, dass sich beim Outsourcing gar nicht so viele Kosten sparen lassen, wie gedacht. Letztlich ist jedes Projekt anders und die Kosten lassen sich nicht allgemein beziffern. So hat eine Umfrage von Computer Economics in den USA & Kanada ergeben, dass unter den Befragten nur ein Drittel tatsächlich gegenüber der In-House-Organisation Einsparungen hatten. Für die übrigen Befragten kostet das Auslagern etwa gleich viel oder mehr. Bei der Befragung wurden ausschließlich Sourcing-Projekte im Bereich der App-Entwicklung betrachtet. In anderen Feldern kann das durchaus anders aussehen.

Spart Outsourcing Geld? "29% gleiche Kosten, 40% mehr 31% weniger bei App Development"

IT-Sourcing ist mehr als greifbare Kosten sparen

Sie und Ihr Controlling haben die Rechnungen gegenübergestellt und sehen kein großes Einsparungspotenzial? Lassen Sie sich von den Zahlen, die schwarz auf weiß stehen, nicht zu sehr beeinflussen. Das Auslagern von IT-Aufgaben hat auch andere Vorteile und einen Wert, der sich nur schwer beziffern lässt. Dazu zählen zum Beispiel, dass Sie sich auf Ihren Kernbereich, Ihre eigentliche Expertise konzentrieren können. Davon können Qualität und auch das Markenimage profitieren.

Ein weiterer wichtiger Vorteil im Vergleich zum langwierigen Recruiting: Flexibilität. Auf Auslastungsspitzen oder Sonderprojekte lässt sich durch Sourcing wesentlich schneller reagieren. Bis IT-Stellen sinnvoll besetzt werden, vergeht dagegen oft wertvolle Zeit. Ebenso helfen Dienstleister, wenn es sich nur um kürzere Projekte handelt – das Know-how muss nicht erst aufwendig rekrutiert werden, sondern ist hier schon vorhanden.

Fazit: Auf Nummer sicher gehen

Egal, ob Sie in der IT durch Projekt-Outsourcing sparen oder nicht – die Strategie kann sich lohnen und für digitalen Aufwind sorgen. Weder intern noch extern ist die IT in der Regel günstig. In jedem Fall empfiehlt es sich also, Outsourcing-Anbieter auf Herz und Nieren zu prüfen. Tipps zur Auswahl des richtigen Dienstleisters finden Sie hier: Wie man den richtigen Anbieter oder Partner für IT-Outsourcing findet.

Das Buch gegen den Fachkräftemangel in der IT

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