Ihre Entscheidung ist auf Outsourcing gefallen und Sie möchten IT-Aktivitäten bzw. Projekte auslagern. Doch wie findet man heraus, welcher Partner zum Vorhaben passt? Ein gezieltes Auswahlverfahren entscheidet darüber, ob Ihr Outsourcing-Vorhaben ein Erfolg wird. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Anhaltspunkte für Ihre Entscheidung.
Übersicht:
Auswahl vorbereiten – die richtigen Fragen stellen
Um den richtigen Anbieter zu finden, müssen Sie einige Kriterien beachten. Bevor jemand beauftragt wird, sollten Ihre Ziele klar definiert sein. Was sind die Gründe, dass Sie sich für das Outsourcing entscheiden und was soll damit erreicht werden? Welche Services bzw. Dienstleistungen sollen vom Anbieter abgedeckt werden?
Nearshore-, Offshore-IT-Outsourcing oder lokale Auslagerung?
Nearshore- und Offshore-IT-Outsourcing unterscheiden sich darin, in welchem Land ein Service erbracht werden soll. Werden Experten innerhalb Europas herangezogen, sprechen wir von Nearshore-Outsourcing, so beispielsweise von Deutschland in Litauen, Polen oder in andere Länder in Süd- bzw. Osteuropa. Wagen Sie den Schritt, Talente von einem passenden Partner außerhalb Europas zu beauftragen, spricht man von Farshore-Outsourcing. Schauen Sie, inwiefern „cultural fit“ eine Rolle spielen soll und wie gut Ihre bestehenden Prozesse zur Projektabwicklung definiert sind. Je schlechter Sie damit aufgestellt sind, desto eher würde sich eine nähere, gar lokale Auslagerung, also Onshore-Outsourcing empfehlen. Hier finden Sie einen Vergleich der Vor- und Nachteile zwischen Nearshoring und Offshoring.
Welcher Task bzw. welches Projekt wird ausgelagert?
Machen Sie sich klar, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen und was das im Detail für Ihr Personal und für Ihr Unternehmen bedeutet. Geht es um ein Maintenance- oder ein neues Projekt (Greenfield Project)? Wird die Infrastruktur ausgelagert oder Teile Ihrer Systeme? Benötigen Sie Unterstützung von Fachkräften im Bereich IT-Sicherheit, Cloud Computing, IoT (Internet der Dinge) oder Spezialisten in der Softwareentwicklung? Wer entscheidet über die Technologien, welche für die Umsetzung verwendet werden sollen? Welche Kernleistungen erwarten Sie von Ihrem zukünftigen Partner?
Die richtige Projektstruktur bilden
Wenn Ihr Vorhaben ein Erfolg werden soll, achten Sie sehr genau darauf, wie Sie Ihre Projektstruktur definieren. Diese Vorbereitung hat einen hohen Einfluss auf das Ergebnis Ihres Vorhabens. Es kann sich um ein laufendes Projekt handeln und Sie möchten eigenes Personal abziehen bzw. gemeinsam mit dem Lieferanten verstärken und weiterentwickeln. Oder es handelt sich um ein neues Projekt. Wer ist dann der fachliche Ansprechpartner auf Ihrer Seite? Wer leitet das Projekt und wer sichert die Qualität? Definieren Sie die Rolle, die Ihr internes Personal dabei spielen soll.
Beachten Sie auch, dass alle Stakeholder eingebunden werden und ihre Interessen berücksichtigt werden. Fragen Sie sich außerdem: Wie ist die Steuerung von Eskalation und wie ist das Reporting definiert? Brauchen Sie einen Manager, der das Thema auf oberer Ebene steuert? Welches Vorgehensmodell zur Projektumsetzung passt für Ihr Unternehmen? Was soll nach Projektabschluss passieren?
Frist & Budget
Wie bei jedem Projekt stellt sich die Frage, was ist der Preis und bis wann muss es erledigt sein. Dank Outsourcing kann der Start des Projekts mit Externen sofort beginnen und es müssen keine eigenen Mitarbeiter rekrutiert werden. Das Lohnniveau in den Ländern gilt es genau abzuwägen mit der erwartbaren Qualität und Flexibilität.
Ziele sind gesteckt – Punkte fürs Casting
Grobauswahl: Spezial- oder Generalanbieter
Wenn Sie die Fragen oben für sich beantwortet haben, können Sie schon eingrenzen, wo oder besser gesagt „wohin“ Ihr Outsourcing-Vorhaben passt. Wenn das klar ist, erstellen Sie im ersten Schritt eine Long-Liste der Unternehmen, welche für Sie infrage kommen könnten.
Stellen Sie dazu alle Informationen zusammen, die Sie anhand der Firmenwebseite und anderen Quellen herausfinden. Die Informationen sollten alle für Sie relevanten Aspekte umfassen, wie bspw.:
– den Standort: In welchem Land hat der Dienstleister den Hauptsitz
– Schwerpunkte bei den Leistungen
– ggf. Preise
Schauen Sie nun auf die Long-Liste und bewerten Sie, ob bereits jetzt einige Anbieter aussortiert werden können oder nicht. Teilen Sie dann die Liste in Kategorien “A” für Top-Anbieter und “B” mögliche Anbieter auf. Nun geht es darum, den richtigen Partner zu finden.
Anhand der zuvor gesteckten Prioritäten weiter aussieben
Kontaktieren Sie zunächst einen B-Anbieter und gehen Sie Ihre Fragen durch. Nachdem Sie einmal den Prozess mit dem B-Anbieter durchhaben, können Sie Ihre Fragen verfeinern und sind gewappnet für den Kontakt mit den A-Kandidaten. Anbei einige Anregungen, wie Sie Ihre Kandidaten im Dialog auf den Zahn fühlen können.
a. Wie flexibel ist der Anbieter, wenn größere Anforderungen entstehen? Was passiert, wenn Sie zum Beispiel mehr Ressourcen brauchen, weil Sie unter Zeitdruck bei der Entwicklung der Application bzw. Anwendung geraten sind? Können die benötigten Fachleute einfach skaliert werden? Wenn ja, wie viel Vorlaufzeit braucht Ihr Partner, um es zu ermöglichen?
b. Besitzt der Anbieter die besonderen Kenntnisse und ausreichend Erfahrung in den verschiedenen Technologien sowie Programmiersprachen, die von Ihnen gefordert sind?
c. Spricht der Anbieter sowie die eventuell vorgesehenen Projektteilnehmer gut Englisch oder, wenn es von Ihnen vorausgesetzt ist, Deutsch? Gibt es kulturelle Besonderheiten im Umgang mit dem Remote-Team? Wie wird die Zusammenarbeit und die Art der Kommunikation ausgestaltet sein? Hier sind auch eventuelle Zeitunterschiede zu berücksichtigen.
d. Welche rechtlichen Belange müssen geklärt werden? Ist in Ihrem Projekt der Datenschutz Ihrer Kunden relevant? Vielleicht ist es in diesem Fall sinnvoll, zur vereinfachten Einhaltung der DSGVO (GDPR) ein Outsourcing-Unternehmen aus einem EU-Land in Betracht zu ziehen.
e. Qualität & Sicherheit: Ein Vorteil von möglichen Partnern können Zertifizierungen nach Qualitäts- und Sicherheitsstandards nach ISO 27001 sein. Ein zertifizierter Anbieter ist im Gesundheits- und Bankenwesen von zentraler Bedeutung. Wenn der Anbieter über diese nicht verfügt, finden Sie heraus, ob er für Sie qualitäts- und sicherheitsrelevante Themen nach Ihren Vorstellungen umsetzt bzw. umsetzen kann.
f. Referenzen: Bei der Analyse hilft insbesondere auch, nach bereits durchgeführten Projekten des Dienstleisters zu fragen und sich eventuell Referenzen geben zu lassen, welche Sie kontaktieren können. Es wäre durchaus hilfreich, wenn der Dienstleister bereits Kunden aus Ihrer Branche betreut hat. Es ist zwar kein Garant für den Erfolg Ihres Vorhabens, aber eventuell eine Erleichterung für das Onboarding des Partners in Ihre Themenwelt.
g. Wie ist die Unternehmenskultur des potenziellen Partners? Das setzt natürlich Transparenz voraus. Aber heutzutage werden Unternehmen immer mehr für die gesamte Lieferkette und auch für ihre externen Dienstleister verantwortlich gemacht. Trotz einer gemeinsamen Erfolgsgeschichte mit einer Firma, welche mit zwielichtigen Arbeitsbedingungen und unpassenden Philosophie arbeitet, kann sich dies am Ende negativ auswirken.
h. Welche Gewährleistung und Haftung kann der Partner bei Nichteinhaltung des Service Level Agreements garantieren?
Bei der Vorauswahl finden Sie unbedingt heraus, ob die Chemie passt! Das ist ein wichtiges Kriterium und sollte bei der Entscheidung ein Gewicht bekommen.
Test der „Shortlist“ auf Herz und Nieren
Papier ist geduldig, wie man so schön sagt. Haben Sie Ihre Favoriten identifiziert, empfiehlt es sich – sofern möglich –, sie einem Test für die Zusammenarbeit zu unterziehen. Nutzen Sie diese Phase also, um herauszufinden, ob die Parteien gut zusammenarbeiten können. Ob der Outsourcing-Anbieter dazu bereit ist und wie sich die Organisation gestaltet, ist bereits ein guter Anhaltspunkt für die Bewertung. Ein Kennenlerntermin mit den zukünftigen Ansprechpartnern und Fachkräften vermittelt einen realistischen Eindruck über Sprachkenntnisse, Erfahrung und weitere Kompetenzen. Sobald Sie sich für einen Partner entschieden haben, bestimmen Sie die nächsten Arbeitsschritte und starten in die Verhandlung um den Preis. Das wird vielleicht eine Herausforderung, aber es lohnt sich. Dann steht der Vertragsunterzeichnung nichts mehr im Wege!
Fazit: Drum prüfe, wer sich ewig bindet
IT-Outsourcing kann viele Vorteile mit sich bringen und einen Wettbewerbsvorsprung schaffen. Nicht zuletzt sorgt der anhaltende Fachkräftemangel in der IT dafür, dass dieser Schritt an einem bestimmten Punkt unumgänglich wird. Doch bevor man sich ins Abenteuer Outsourcing stürzt und man sich in einem mehrjährigen Vertrag an einen Provider bindet, ist eine strukturierte Anbieterauswahl vorab unbedingt auszuführen. Ziehen Sie ggf. einen Berater hinzu, falls Ihnen die nötige Kapazität bzw. Erfahrung in solch einem Auswahlprozess fehlen. Setzen Sie Prioritäten bei den Entscheidungskriterien Zeit, Qualität, Kosten und Datenschutz. Und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten nicht nur auf dem Papier, sondern auch durch persönliche Gespräche bestätigt werden.
Titelbild: Deivid Saenz/blushdesign
