Die Digitalisierung betrifft alle gesellschaftlichen Bereiche und sämtliche Unternehmensformen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) fühlen sich oftmals in besonderem Maße dabei herausgefordert, da die Ressourcen hier knapp sind. Manager-it.com schafft Klarheit, wie Digitalisierung für KMU wie Handwerk, Einzelhandel, Gastronomie & Co. zu realisieren ist.
Übersicht:
Digitalisierung – die Grundlagen
Um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen anzutreiben, sollte man sich zunächst mit den Grundlagen beschäftigen. Klassischerweise versteht man unter dem Begriff: Wo vorher Zettel genutzt wurden, werden jetzt digitale Dokumente abgelegt. Dazwischen liegt der Prozess des Scannens, das eigentliche „Digital-Machen“. Natürlich umfasst Digitalisierung noch wesentlich mehr und kann in verschiedenen Größenordnungen verstanden werden. Es wird unterschieden zwischen:
Digitaler Wandel
Darunter versteht man die Integration digitaler Technologien von Unternehmen in ihre Arbeitsabläufe, insbesondere die Auswirkungen digitaler Technologien auf die Gesellschaft. In diesem Zusammenhang werden zum Beispiel digitale Plattformen, das Internet der Dinge, Cloud Computing und Künstliche Intelligenz in zahlreichen Branchen eingesetzt. Der Begriff beschreibt die grundlegenden Veränderungsprozesse. Der Beginn des Digitalen Wandels wird oftmals um die Jahrtausendwende verortet.
Digitale Transformation
Häufig synonym mit digitalem Wandel verwendet, kann sie auch einen Prozess beschreiben, der mehr nach „außen“ gerichtet ist. Dabei geht es um die Generierung neuer „Revenue Streams” (Einnahmequellen) durch die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle. Somit wird auf die Anforderungen einer digital agierenden Kundschaft reagiert. Ebenso kann die Transformation darin bestehen, dass bestimmte Geschäftsbereiche oder Tätigkeiten in der modernen Welt wegfallen.
Digitalisierung
Die Digitalisierung beschreibt die Handlung, analoge Tätigkeiten oder Dokumente mit computerbasierten zu ersetzen. Oftmals gehört dazu auch die Automatisierung. Sie ist mehr nach innen gerichtet, um höhere Effizienz durch Automatisierung und Digitalisierung der internen Prozesse zu erzielen. Die Digitalisierung ist der Treiber des digitalen Wandels.
Wichtig ist, zu verstehen: Digitalisierung muss nichts sonderlich Innovatives sein, es kann auch um grundlegende Arbeitsabläufe in jedem Unternehmen gehen, wie Lohnbuchhaltung und Rechnungsstellung, Kundenkartei, digitaleres Marketing und Vertrieb. Denken Sie beispielsweise an die Digitalisierung im Bankenwesen: Es war gang und gäbe, händisch Überweisungen auszufüllen und diese bei der Bank einzuwerfen, wo sie wiederum ins System übertragen werden mussten. Mit Online-Banking reicht es oftmals, ein Foto von der Rechnung zu machen – Fahrtwege und Arbeitsabläufe werden eingespart. Das Risiko, Zahlungen zu vergessen, sinkt dadurch.
Ähnlich verhält es sich bei der Rechnungsstellung:
Rechnungsstellung vorher = Adresse aus Kundenkartei entnehmen, Daten wie Rechnungsnummer & -positionen händisch anpassen; Rechnung ausdrucken, falten, mit Briefmarke versehen, versenden.
Digitale Rechnungsstellung = Kann im selben Programm erledigt werden, in dem auch die Kundendaten gespeichert sind. Die korrekte Rechnungsnummer wird beim Erstellen automatisch generiert, die Positionen aus möglichen gespeicherten ausgewählt; die Rechnung kann via E-Mail versendet werden.
Vorteile – wer digitalisiert, gewinnt
Finanzierung der Digitalisierung für KMU
Umstrukturierungen in Unternehmen gehen oftmals mit hohen Anfangsinvestitionen einher. Bund und Länder unterstützen gerade KMU auf dem Weg.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz fördert aktuell mit der Maßnahme „Digital Jetzt“. Der Antrag auf Förderung ist noch bis 2023 möglich. Nach erfolgreicher Bewerbung gibt es Zuschüsse zu Investitionen in digitale Technologien sowie Investitionen in die Qualifizierung der Beschäftigten zu Digitalthemen.
Auch nahezu alle Bundesländer bieten zusätzliche Förderprogramme an. Beispielsweise in Bayern und Niedersachsen gibt es Digitalboni, an anderen Stellen heißen die Zuschüsse oder zinsgünstigen Kredite auch DigiBoost oder Digitalisierungsstarter.
Nötige Ressourcen für die Digitalisierung schaffen
Na klar, mit einem Plan für die anstehende Digitalisierung in der Firma und der dazugehörigen Anschaffungen von Software oder Hardware ist es in der Regel nicht getan. Ihre Mitarbeitenden müssen den Umgang mit den neuen Technologien erst erlernen. Dazu sind Schulungen dringend empfohlen.
Sind die Maßnahmen tiefgreifender, müssen Sie vielleicht sogar neue Stellen schaffen. Und hier stehen Sie vor der nächsten Herausforderung: das Recruiting von IT-Fachkräften. Hier ist der Fachkräftemangel stark zu spüren. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben damit zu kämpfen, sich gegen das Ansehen von großen Namen oder die Angebote von Start-ups durchzusetzen. Deshalb muss man aber nicht den Kopf in den Sand stecken. Ziehen Sie verschiedene Sourcingstrategien in Betracht! Auch für kleinere Firmen halten Outsourcing, Nearshoring & Co. viele Chancen bereit.
Informieren Sie sich im Blog zu den vielen Möglichkeiten.
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Fazit: Digitalisierung in KMU – Herausforderung und Chance
Viele Geschäftsführer von KMU schrecken vor großen Veränderungen zunächst zurück. Aber bleiben Sie nicht auf der Strecke! Wenn die Anforderungen von Kunden sich verändern, so können Sie mit Mut frühzeitig darauf reagieren und auch in Krisenzeiten Lösungen finden, die das Geschäft sichern. Oftmals hält die digitale Welt dazu mögliche Schritte bereit.
Noch ein Hinweis: Es stimmt, dass digitale Netzwerke nicht nur große Chancen, sondern auch Gefahren mit sich bringen. Setzen Sie sich im Vorfeld ausführlich mit Ihrem Plan zum digitalen Wandel auseinander und bilden Sie sich und Ihre Mitarbeitenden im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz weiter. Denn der Mensch ist hier eigentlich der größte Risikofaktor! Ich empfehle zum Thema IT-Sicherheit die Seiten des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).
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Titelbild: blushdesign